职场薪闻

如何办好员工庆生会？

生日，一人一年只有一次，如果公司能够组织员工过一个有意义的集体生日会，对参与员工而言，一定是有特别的意义。我认为，为员工举办生日会，不但可以加强员工之间的交流，达到增加感情、融洽员工关系、有利良好工作关系的建立；同时还可以让员工在繁忙的工作之余，展示自己的个性和特长，让员工彼此之间形成一个全方面立体的印象，同时有利于发现部分文娱方面的人才。
         总之，举办员工生日会是员工开心、关系融洽、公司受益的好事，所以，在不少公司都有举办，只是具体的举办形式、频次、费用等略有区别。在我们公司，由于员工比较多，就按照集团总部、各事业部分别举办，现将员工庆生会的组织和举办具体分享如下：
1、  制定庆生会管理办法。
        该制度由集团HR部门制定，各事业部依实际情况可以适当修改实施，各HR部门承办，地点、场地布置、灯光、音响等各自安排，费用提前1天申领，原则上每半月第二个周五晚上7点到9点举办，每次必须邀请一名副总级别以上的人员参加，费用标准为100元每人，超标报销时需详细说明理由。
        一直以来，庆生会在我们公司举办都有声有色，员工参与度都十分高，公司也愿意为此持续投入。
2、  总部庆生会举办情况。 
        为更加清楚说明我们在庆生会方面的举办情况，现在以集团总部庆生会举办过程为例与各位卡卡交流。
    （1）举办时间：每月中旬第一个、每月下旬最后一个周五晚上19：00－21：00。 
    （2）承办部门：集团HR中心员工关系处同事、行政中心后勤保障处（主要是食堂组、小车组）。
     （3）参与员工：公司副总级别以上人员1名、本月1号至生日会举办当天止为生日之集团总部员工（或本月第1次生日会后至本月底止为生日的员工）、HR中心员工关系处3名同事、其他文娱活动表演者。
     （4）举办场地：公司咖啡室（平时为接待参观客人休息用），音响灯光都是现成的，只需提前布置一些彩色气球、彩带、每张桌子上摆放“祝您生日快乐”牌等，悬挂“祝大家生日快乐”的条幅即可。 
     （5）简单流程：晚上6点50分入场签到在迎宾引导下入座（背景循环播放音乐“生日快乐”）→7点主持人“生日会开始”简单介绍参加人员情况和生日会流程与内容并祝大家生日快乐→ 7点5分领导讲话并祝大家生日快乐→7点10分开始主持人宣布“共进晚餐”（每桌15个菜左右、有啤酒、白酒、饮料等，大家可以开心的吃喝，原则上要求不能醉）→7点50分开始主持人主持文娱节目（预先向参加生日会的员工征集节目，形式不限，开心就行；另外，就适当安排三四个由HR中心选定文娱表演节目，期间穿插猜谜语、智力游戏活动，优秀者获得日常用品给予奖励）→8点40分主持人主持切蛋糕（每桌派一人分派，熄灯齐唱生日快乐歌）→8点50分生日会结束（食堂组、员工关系同事收拾现场，小车组送不在公司宿舍住宿的员工回家，喝醉的员工需安排一名生日员工护送回家）。
3、  庆生会日常情况处理。 
       在庆生会准备、举办、事后及意外情况的处理方面，我们也积累了一些经验，与大家共勉。
     （1）生日名单确定：在员工花名册中，将员工身份证号码自动筛选出生日，然后自动提醒和显示在某月某次生日会，就可以确定该次生日会理论上参加的员工，再结合是否离职、出差、请长假等情况，确定该次生日会应当参加的员工名单。
     （2）生日祝福公示：确定好理论参加名单后，通过公司OA系统、办公大厅显示屏、张贴栏、内刊上等公示本次生日的员工名单，以公司名义祝贺；同时通知各位准时出席庆生会。
     （3）生日卡片派送：在员工生日当天早会上，会收到来自HR中心昨天分发到部门领导手里的生日祝贺卡（所有卡都是预先设计、印刷好的，上面有公司董事长的签名和“祝您生日快乐、家身体健康、家庭幸福、工作愉快”的祝福语）。
     （4）相关费用申领：HR部门员工关系人员按照参加人员数量进行费用申请（暂按每人150元的标准申请），主管副总审批方可。
     （5）费用支出情况：一部分是支付给食堂组（生日会第二天与食堂组结算），一部分是现场举办生日会的经费支出（需有收据或发票进行报销）。
     （6）现场布置准备：在生日会当天下午5点开始，对生日会现场进行简单布置，同时申请制作三层的生日大蛋糕（公司食堂组糕点房制作）并存放在生日会现场显眼处。
      （7）生日餐的准备：在生日会前一天将参加人员数量通知食堂组，按照15菜标准进行准备，同时控制在100元每人的标准内（包括酒水）。
     （8）小车组的准备：在生日会前一天统计参加生日会的员工，哪些是不住在公司宿舍且需要用车送回家、地点分别是哪里等，将名单等情况通知小车组准备。
      （9）参加者算加班：对于HR中心或其他参与的员工（非生日员工），会计算为2小时的加班，给予加班费。
      （10）未参加者对待：对于出差、请长假或其他原因不能参加本次生日会的员工，公司允许延迟到下1次参加（只能延迟到下1次），但需要本人提出，否则视为自动放弃，不得提出任何补偿要求。
      （11）   特殊情况处理：如遇醉酒员工，领导或其他员工会及时劝阻，及时或会后派车护送回家；如遇摔伤、滑倒等工伤事故，立即送指定医院治疗；如遇酒后生事，会立即通知保安处进行处理。
4、  生日会上节目的新颖性。 
         我们知道，员工生日会比较重要的环节就是娱乐节目的创新性、参与性了，如果千篇一律或曲高和寡，都会失去生日会的本来意义，所以，我们在准备生日会节目，注意了以下几点：
      （1）尊重生日员工。在生日会管理办法中就明确，参加当次生日会的员工有优先出节目上台表演的权利，只要能搞笑、正能量充分都可以上，而且还对优秀节目进行一定奖励，这就最大限度的提升了生日员工的积极性、参与度。实际情况来看，大家的参与性是非常高的，有时只能派上一二个固定节目，其他节目时间全部被生日员工抢占。
      （2）固定节目准备。为防止生日员工参与节目表演的积极性不高，我们还事先准备了五个左右的固定表演节目，是从整个集团中那些文娱细胞活跃的分子挑选的；另外，还会准备猜谜语等一些智力游戏的小节目进行穿插。
      （3）节目认真筛选。首先保证新颖性，上次表演的节目不得立即安排在下次生日会表演，即使要表演也得安排到下下次生日会上，而且必须要求节目有一二个地方进行改动。
       （4）节目形式不拘。这一点我们只要求时间上控制上6分钟以内、搞笑、公司正能量充分、适合小舞台即可，魔术、象声、小品、歌唱、特技表演、三句半、舞蹈等形式都可以。
5、  领导参与必须坚持。 
          独乐、与民乐、孰乐？这样的道理，谁都清楚，领导也是人，都是社会人，也想与大家一起，只是借口有事，或有的放不开不想暴露自己某些方面的才能或短板，做为组织者，应当了解领导的特长和优势，在节目中进行适当展示和放大，对领导对员工都是一种积极引导，其短板千万不能涉及，也不能以开玩笑的方式触碰。 
          领导参与了，由于有切身体会，就容易提出另外的要求，其实施起来也比较容易，所以，我们现在都保证了每次必须有一位领导参加生日会。
6、  收集意见总结提高。 
        不管我们举办了多少次员工生日会，不管我们自我感觉多么良好，总会收到来自不同员工或领导的建议，甚至批评，我们在这些意见面前都保持了“微笑、谢谢”的姿态，不断汇总这些意见，召开定期讨论会，提出我们的改善意见，及时向上级领导请示，得到审批后立即实施；现在看来，虽然意见不断有，但通过我们对“员工对生日会满意度”的调查显示，员工满意度在90%以上，这也是我们感到欣慰的地方，同时不得不为10%而不断努力和改善着。